Documentação do Compliance

Código de Conduta

A "pedra fundamental" de um Sistema de Compliance é o código de conduta. Este deve refletir os princípios e valores da organização, de modo claro e inequívoco. Conforme a cultura, pode ser um documento simples, direto e pragmático ou detalhado, com exigências específicas. O seu conteúdo impõe imparcialidade, justiça, ausência de preconceitos e ambiguidades, com linguagem apropriada aos públicos de destino e aplicável a todas as pessoas, sem distinção e discriminação. Ele atuará como guia na maioria das decisões e definições durante a implementação, bem como na manutenção do programa.

Normas e Procedimentos

Além do código, outros documentos são necessários, principalmente para nortear a prevenção. São eles: políticas, procedimentos e normas internas. Definir claramente o que se espera de cada um, divulgar amplamente e assegurar o perfeito entendimento dos envolvidos são fatores essenciais para o bom funcionamento de um Programa de Compliance.

O equilíbrio na definição e descrição desses documentos é crucial, pois não se espera sufocar a organização com excesso de regras, mas, ao mesmo tempo, abranger todas as áreas de risco da empresa.

Recomenda-se o estabelecimento de padrões para as normas e procedimentos, de forma a organizar adequadamente a documentação e facilitar o uso.

Registros

Os registros são documentos que evidenciam a conformidade da prática com os requisitos e da eficácia do sistema de Compliance. Eles devem permanecer legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis. Os registros são importantes não só para o ponto de vista interno, mas também para demonstrar o cumprimento do Programa de Compliance para as autoridades, caso isso venha a ser necessário.

Exemplo de registros: listas de presença dos treinamentos; resultados dos controles de Compliance; relatórios de investigação; registros das alegações e as medidas tomadas; atas de reuniões com análises críticas do desempenho dos processos de Compliance; etc.

Esse texto foi baseado no conteúdo do livro "Compliance – A excelência na prática" de Wagner Giovanini. Para saber mais, acesse a página do livro aqui.